Vacature Secretaresse Arcadia

Ben jij een ervaren Secretaresse/Office Assistant? Lees dan gauw verder want dan zijn wij op zoek naar jou!

Secretaresse / Office Assistant
(24 – 32 uur per week)

Arcadia is een internationale cultuurtriënnale die plaatsvindt in Fryslân. De eerste editie in 2022 duurde 100 dagen en leverde ruim 800.000 bezoeken op. Duizenden deelnemers werkten mee aan de bijna 200 artistieke projecten, waaronder het wandelend bos, Bosk. Om de ambities van Arcadia voor de komende jaren mede mogelijk te maken, zijn wij op zoek naar ondersteuning op de afdeling bedrijfsvoering.

Zorg jij voor de soms onzichtbare bedrijfsprocessen waardoor de organisatie als een geoliede machine functioneert? Zorgvuldig, klantgericht en pragmatisch zijn kernwoorden die jou typeren. Je draait je hand niet om voor een werkdag vol verrassingen en weet prioriteiten aan te brengen in je werkzaamheden.

Functie omschrijving
● Je ondersteunt directie en managementteam bij diverse secretariële en organisatorische taken. Je plant afspraken, teambijeenkomsten en verzorgt reis- en hotelreserveringen.
● Je notuleert vergaderingen van onder andere het MT en zorgt voor verslaglegging.
● Je bent het eerste aanspreekpunt bij ons op kantoor en zorgt ervoor dat bezoekers, relaties en collega’s goed geholpen worden.
● Je verwerkt in- en uitgaande post en mail en beheert de centrale mailbox.
● Je organiseert meetings, reserveert locaties en vergaderzalen. Ook organiseer je samen met collega’s evenementen: van een teamuitje, tot aan een netwerkevent voor partners.
● Je zorgt voor een prettige werkomgeving. Valt het op dat het kantoor rommelig is? Is de koffie niet lekker? Jij regelt het – niet alleen door het zelf op te lossen, maar ook door anderen aan te spreken. Je bent mede verantwoordelijk voor beheer en onderhoud van inventaris, facilitaire zaken en kantoor uitstraling.

Functie eisen
MBO of HBO werk- en denkniveau. Goede communicatieve vaardigheden en beheersing van de Nederlandse en Engelse taal. Actieve beheersing van de Friese taal is een pré. Er is een sterke voorkeur voor een collega welke beschikbaar is op dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag als aanvulling op ons team en de organisatie.

Wat wij je bieden
● Met een groep heel diverse kunst- en cultuurprofessionals werken aan een mooi en zinvol programma, waar honderdduizenden mensen van gaan genieten.
● Een marktconform salaris passend bij de verantwoordelijkheden van de functie, jouw leeftijd en werkervaring.
● Werklocatie, sportschool in het pand waar je met korting kunt sporten.
● Aantrekkelijke pensioenregeling

Sollicitatie procedure
Word je enthousiast om jouw steen bij te dragen? Herken je in het profiel van de nieuwe collega welke wij zoeken? Dan ontvangen we graag je reactie t.a.v. Sanne Meijer op info@arcadia.frl.
Eerste gesprekken vinden plaats in week 50, eventuele tweede gesprekken in week 51.

We onderschrijven onder meer de Code Culturele Diversiteit en vinden het belangrijk dat de organisatie een afspiegeling is van de maatschappij. Bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar de kandidaat die de diversiteit binnen het team versterkt